Onderhoudsbeheer Ichthus College Veenendaal

In september 2024 zijn wij gestart met onze werkzaamheden voor het Ichthus College. Het project richtte zich op het professionaliseren van het onderhoudsbeheer en inspectiewerkzaamheden door het implementeren van een gebruiksvriendelijk en efficiënt digitaal portaal. Met dit systeem hebben we het beheer van onderhoudscontracten, inspecties en keuringen inzichtelijk en toekomstbestendig gemaakt.

Wat hield het project in?

Quadraat Gebouwbeheer kreeg de opdracht om een centraal online portaal in te richten waarin alle onderhoudscontracten en inspectieresultaten geregistreerd worden. Dit portaal maakt het mogelijk om wettelijke en contractuele cyclus te bewaken en biedt tijdige herinneringen voor aankomende inspecties en keuringen. Bovendien zorgt het systeem voor een naadloze koppeling tussen inspectieresultaten en eventuele vervolgacties, waardoor restpunten direct opgevolgd kunnen worden.

Onze werkzaamheden gingen verder dan enkel de technische implementatie. We hebben zorggedragen voor het volledig overzetten en structureren van bestaande gegevens en contracten. Door onze uitgebreide kennis en ervaring met digitale beheeroplossingen konden we een op maat gemaakte omgeving inrichten die specifiek aansluit bij de behoeften van het Ichthus College.

Onze rol in het project

Binnen dit project hebben we verschillende rollen vervuld:

• Ontwikkelaar en beheerder van het portaal: Het door ons ingerichte portaal vormt de centrale spil in het onderhoudsbeheer van het Ichthus College. Hierin worden alle onderhoudscontracten, inspecties en rapportages geregistreerd en geanalyseerd. Het portaal biedt inzicht in statusupdates, aankomende keuringen en de afhandeling van storingen of restpunten.
• Coördinator: Door het gebruik van het portaal konden wij de communicatie en samenwerking tussen verschillende partijen stroomlijnen. Van uitvoerende partijen tot interne stakeholders, iedereen beschikt via het systeem over actuele informatie.
• Adviseur: Met onze expertise hebben we geholpen bij het opstellen van een gedetailleerd onderhouds- en inspectieplan, dat zowel wettelijke verplichtingen als specifieke wensen van het Ichthus College omvat.
• Procesbewaker: Het portaal stuurt actief meldingen over einddata van contracten en deadlines voor keuringen. Hiermee zorgen wij ervoor dat belangrijke beslissingen, zoals het verlenging en opvolging op tijd worden genomen en er geen vertraging ontstaat.

Resultaat

Het door ons ingerichte portaal biedt het Ichthus College niet alleen inzicht en overzicht, maar ook controle over het volledige onderhoudsproces. Hierdoor kunnen toekomstige onderhoudsactiviteiten en inspecties efficiënt gepland worden, en blijft de kwaliteit van de gebouwbeheerprocessen gewaarborgd. Het portaal vormt een duurzame basis voor de verdere professionalisering van het onderhoudsbeheer van het Ichthus College.