Wanneer een medewerker die verantwoordelijk is voor huisvesting onverwacht vertrekt, ontstaat al snel een kwetsbare situatie. Lopende projecten moeten doorgaan, onderhoudsvraagstukken vragen aandacht en afspraken met gemeenten, leveranciers en scholen lopen gewoon door.
Voor Stichting OBODB, een onderwijsorganisatie met twaalf scholen, werd deze situatie werkelijkheid toen de Beleidsmedewerker Huisvesting vertrok. Om de continuïteit te waarborgen, werd Quadraat Gebouwbeheer gevraagd tijdelijk ondersteuning te bieden. Wat begon als een interim-opdracht groeide uit tot een traject waarin structuur, overzicht en grip op het vastgoed centraal stonden.
In deze blog gaan we verder in op:
Een organisatie draaiende houden
Adviseur Pieter van Leersum nam tijdelijk de huisvestingstaken over. Zijn rol was breed: van het afhandelen van facturen en het bewaken van onderhoudsvraagstukken tot het voeren van overleg met gemeenten en het begeleiden van lopende huisvestingsprojecten. Ook nieuwbouwprojecten en strategische vastgoedvraagstukken vroegen om aandacht.
“Bij huisvesting komen dagelijks urgente zaken voorbij. Van onderhoudsvraagstukken tot situaties die direct invloed hebben op de veiligheid en het gebruik van een gebouw. Dan is het belangrijk dat iemand snel kan inspringen en overzicht houdt.”
Door direct aan te sluiten bij de bestaande organisatie bleef de voortgang gewaarborgd en konden belangrijke beslissingen tijdig worden genomen.
Meer dan tijdelijke vervanging
Tijdens de werkzaamheden werd duidelijk dat veel kennis, afspraken en projectinformatie sterk afhankelijk waren van individuele medewerkers. Daardoor kostte het veel tijd om informatie terug te vinden en ontstond het risico dat belangrijke kennis verloren zou gaan bij personeelswisselingen.
Quadraat Gebouwbeheer bracht niet alleen rust in de dagelijkse werkzaamheden, maar gaf ook inzicht in hoe processen beter geborgd konden worden.
Pieter:
“Zorg dat informatie niet aan één persoon hangt. Houd projecten goed bij, leg afspraken vast en zorg dat informatie eenvoudig terug te vinden is. Dat maakt een organisatie minder kwetsbaar en zorgt voor continuïteit.”
Juist binnen onderwijsorganisaties, waar vastgoed vaak een grote en langdurige verantwoordelijkheid vormt, is een goede informatievoorziening essentieel voor toekomstbestendig beheer.
Van inzicht naar structureel vastgoedbeheer
Naast de tijdelijke ondersteuning ontstond er ruimte om verder vooruit te kijken. Vanuit de samenwerking werden nieuwe inspecties voorbereid en werd gewerkt aan een actueel meerjarenonderhoudsplan (MJOP).
Door gebouwen opnieuw te inspecteren ontstaat een betrouwbaar beeld van de technische staat van het vastgoed. Deze informatie vormt vervolgens de basis voor een realistisch onderhoudsplan en onderbouwde investeringsbeslissingen.
Hiermee verschuift de aandacht van reageren op problemen naar het planmatig beheren van vastgoed.
Het resultaat
De tijdelijke ondersteuning bood Stichting OBODB de ruimte om de overgang naar een nieuwe Beleidsmedewerker Huisvesting zorgvuldig te organiseren. Lopende projecten bleven beheersbaar, belangrijke werkzaamheden werden voortgezet en de organisatie behield grip op haar vastgoed.
Tegelijkertijd werd de basis gelegd voor verdere professionalisering van het vastgoedbeheer, met actuele inspecties en een vernieuwd MJOP als volgende stap.
Vastgoedbeheer vraagt om continuïteit
Een gebouw beheren gaat verder dan onderhoud alleen. Het vraagt om overzicht, actuele informatie en een organisatie die niet afhankelijk is van één persoon.
Bij Quadraat Gebouwbeheer helpen wij onderwijsorganisaties dagelijks met het creëren van die grip. Of het nu gaat om tijdelijke ondersteuning, inspecties, MJOP’s of strategisch vastgoedadvies: wij zorgen voor inzicht, continuïteit en toekomstbestendig vastgoedbeheer.
Wilt u weten hoe uw organisatie meer grip kan krijgen op vastgoedbeheer? Neem gerust contact met ons op.
Bekijk het project
