Veel onderwijsinstellingen hebben tientallen onderhoudscontracten, inspecties en wettelijke verplichtingen lopen. Contracten verlopen, keuringen moeten op tijd worden uitgevoerd en bewijslast moet beschikbaar zijn wanneer een inspecteur daarom vraagt.
Dat lijkt overzichtelijk, totdat informatie verspreid raakt over mappen, e-mails en verschillende systemen.
Het gevolg? Meer administratieve lasten, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en het risico dat belangrijke controles of vervolgacties uit beeld raken.
Bij het Ichthus College ondersteunt Quadraat Gebouwbeheer daarom met contractmanagement en compliancebeheer. Niet door alleen toezicht te houden, maar door structuur aan te brengen, inzicht te creëren en werkzaamheden uit handen te nemen.
In deze blog gaan we verder in op:
Een praktische vraag: hoe houden we grip?
“Bij het Ichthus College zijn wij betrokken op het gebied van contractmanagement en compliance,” vertelt adviseur Jan Pas.
“Onze rol begint met het bewaken van onderhoudscontracten. We controleren wanneer contracten aflopen, of leveranciers hun werkzaamheden uitvoeren zoals afgesproken en welke vervolgacties nodig zijn. Daarnaast bewaken we voor verschillende onderdelen van het gebouw of wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving.”
Daarmee vervult Quadraat Gebouwbeheer een rol die verder gaat dan alleen administratie. Het gaat om het creëren van overzicht en het voorkomen dat belangrijke zaken tussen wal en schip vallen.
Compliance als onderdeel van dagelijks gebouwbeheer
Binnen het Ichthus College richt de compliancebewaking zich op verschillende gebouwgebonden installaties en voorzieningen.
Denk hierbij aan:
- Onderhoud van technische installaties;
- Brandveiligheidsvoorzieningen;
- Blusmiddelen;
- Liftinstallaties;
- Elektrotechnische installaties;
- Verwarmings- en ventilatiesystemen;
- Wettelijke inspecties en keuringen, zoals NEN 3140.
Voor veel organisaties zijn dit onderwerpen die noodzakelijk zijn, maar niet direct tot de kerntaken behoren. Juist daarom is het belangrijk dat iemand bewaakt of controles tijdig worden uitgevoerd en of de bijbehorende documentatie op orde is.
Van rapport naar inzicht
Volgens Jan ligt daar een belangrijk verschil.
“Onze toegevoegde waarde zit niet alleen in het bewaken van contracten. Wij kunnen ook de uitkomsten van inspecties en rapportages duiden. Soms staat er een opmerking in een rapport. Dan is de vraag: gaat het om een advies waar uzelf een afweging in kunt maken, of betreft het een wettelijke verplichting waar direct actie op nodig is?”
Veel inspectierapporten bevatten namelijk zowel aanbevelingen als wettelijke vereisten. Voor een schoolbestuur is het niet altijd direct duidelijk wat prioriteit heeft.
“Wij helpen bij die afweging en zorgen ervoor dat noodzakelijke vervolgacties worden uitgezet en bewaakt.”
Alle informatie centraal beschikbaar in HUMBLE
Om overzicht te creëren wordt alle relevante informatie vastgelegd in HUMBLE.
Bewijslast, inspectierapporten, onderhoudsgegevens en complianceactiviteiten worden gekoppeld aan de betreffende gebouwonderdelen. Hierdoor ontstaat één centrale plek waar alle informatie beschikbaar is.
Een belangrijk voordeel is dat regelgeving direct gekoppeld wordt aan de betreffende installaties en voorzieningen.
“Wanneer regelgeving wijzigt, krijgen we daar direct inzicht in. Daardoor blijft het dossier actueel en lopen we automatisch mee met veranderingen in wet- en regelgeving.”
Direct inzicht tijdens controles
Bij controles of vragen van externe partijen hoeft niet langer gezocht te worden in archieven of netwerkschijven.
“Wanneer bijvoorbeeld de brandweer informatie nodig heeft, kunnen we binnen enkele muisklikken het complete dossier oproepen. Alles staat digitaal beschikbaar.”
Dat bespaart tijd en voorkomt onzekerheid over de vraag of documenten nog actueel zijn of überhaupt terug te vinden zijn.
Een basis voor verdere samenwerking
Hoewel de werkzaamheden bij het Ichthus College zich momenteel vooral richten op contractmanagement en compliancebeheer, vormt deze samenwerking ook een stevige basis voor toekomstig vastgoedbeheer.
Door onderhoudsgegevens, contractinformatie en gebouwdata centraal vast te leggen ontstaat steeds meer inzicht in het functioneren van het vastgoed. Daarnaast worden nieuwe onderhoudscontracten en gebouwcomponenten eveneens in HUMBLE ondergebracht, waardoor het overzicht verder groeit.
Resultaat: minder zoeken, meer grip
Voor het Ichthus College betekent deze aanpak vooral inzicht en overzicht.
Contracten worden bewaakt, wettelijke verplichtingen blijven zichtbaar, inspecties worden opgevolgd en alle relevante informatie is centraal beschikbaar. Het gebouwbeheer blijft aantoonbaar en beheersbaar.
Zoals Jan het samenvat:
“Wij nemen werk uit handen, brengen duidelijkheid in regelgeving en zorgen dat vervolgacties niet blijven liggen.”
Wilt u weten hoe uw organisatie meer grip kan krijgen op vastgoedbeheer? Neem gerust contact met ons op.
Bekijk het project
