Veel onderwijsinstellingen hebben tientallen onderhoudscontracten, inspecties en wettelijke verplichtingen lopen. Contracten verlopen, keuringen moeten op tijd worden uitgevoerd en bewijslast moet beschikbaar zijn wanneer een inspecteur daarom vraagt.

Dat lijkt overzichtelijk, totdat informatie verspreid raakt over mappen, e-mails en verschillende systemen.

Het gevolg? Meer administratieve lasten, onduidelijkheid over verantwoordelijkheden en het risico dat belangrijke controles of vervolgacties uit beeld raken.

Bij het Ichthus College ondersteunt Quadraat Gebouwbeheer daarom met contractmanagement en compliancebeheer. Niet door alleen toezicht te houden, maar door structuur aan te brengen, inzicht te creëren en werkzaamheden uit handen te nemen.

Een praktische vraag: hoe houden we grip?

“Bij het Ichthus College zijn wij betrokken op het gebied van contractmanagement en compliance,” vertelt adviseur Jan Pas.

“Onze rol begint met het bewaken van onderhoudscontracten. We controleren wanneer contracten aflopen, of leveranciers hun werkzaamheden uitvoeren zoals afgesproken en welke vervolgacties nodig zijn. Daarnaast bewaken we voor verschillende onderdelen van het gebouw of wordt voldaan aan de geldende wet- en regelgeving.”

Daarmee vervult Quadraat Gebouwbeheer een rol die verder gaat dan alleen administratie. Het gaat om het creëren van overzicht en het voorkomen dat belangrijke zaken tussen wal en schip vallen.

Compliance als onderdeel van dagelijks gebouwbeheer

Binnen het Ichthus College richt de compliancebewaking zich op verschillende gebouwgebonden installaties en voorzieningen.

Denk hierbij aan:

• Onderhoud van technische installaties;
• Brandveiligheidsvoorzieningen;
• Blusmiddelen;
• Liftinstallaties;
• Elektrotechnische installaties;
• Verwarmings- en ventilatiesystemen;
• Wettelijke inspecties en keuringen, zoals NEN 3140.

Voor veel organisaties zijn dit onderwerpen die noodzakelijk zijn, maar niet direct tot de kerntaken behoren. Juist daarom is het belangrijk dat iemand bewaakt of controles tijdig worden uitgevoerd en of de bijbehorende documentatie op orde is.

Van rapport naar inzicht

Volgens Jan ligt daar een belangrijk verschil.

“Onze toegevoegde waarde zit niet alleen in het bewaken van contracten. Wij kunnen ook de uitkomsten van inspecties en rapportages duiden. Soms staat er een opmerking in een rapport. Dan is de vraag: gaat het om een advies waar uzelf een afweging in kunt maken, of betreft het een wettelijke verplichting waar direct actie op nodig is?”

Veel inspectierapporten bevatten namelijk zowel aanbevelingen als wettelijke vereisten. Voor een schoolbestuur is het niet altijd direct duidelijk wat prioriteit heeft.

“Wij helpen bij die afweging en zorgen ervoor dat noodzakelijke vervolgacties worden uitgezet en bewaakt.”

Alle informatie centraal beschikbaar in HUMBLE

Om overzicht te creëren wordt alle relevante informatie vastgelegd in HUMBLE.

Bewijslast, inspectierapporten, onderhoudsgegevens en complianceactiviteiten worden gekoppeld aan de betreffende gebouwonderdelen. Hierdoor ontstaat één centrale plek waar alle informatie beschikbaar is.

Een belangrijk voordeel is dat regelgeving direct gekoppeld wordt aan de betreffende installaties en voorzieningen.

“Wanneer regelgeving wijzigt, krijgen we daar direct inzicht in. Daardoor blijft het dossier actueel en lopen we automatisch mee met veranderingen in wet- en regelgeving.”

Direct inzicht tijdens controles

Bij controles of vragen van externe partijen hoeft niet langer gezocht te worden in archieven of netwerkschijven.

“Wanneer bijvoorbeeld de brandweer informatie nodig heeft, kunnen we binnen enkele muisklikken het complete dossier oproepen. Alles staat digitaal beschikbaar.”

Dat bespaart tijd en voorkomt onzekerheid over de vraag of documenten nog actueel zijn of überhaupt terug te vinden zijn.

Een basis voor verdere samenwerking

Hoewel de werkzaamheden bij het Ichthus College zich momenteel vooral richten op contractmanagement en compliancebeheer, vormt deze samenwerking ook een stevige basis voor toekomstig vastgoedbeheer.

Door onderhoudsgegevens, contractinformatie en gebouwdata centraal vast te leggen ontstaat steeds meer inzicht in het functioneren van het vastgoed. Daarnaast worden nieuwe onderhoudscontracten en gebouwcomponenten eveneens in HUMBLE ondergebracht, waardoor het overzicht verder groeit.

Resultaat: minder zoeken, meer grip

Voor het Ichthus College betekent deze aanpak vooral inzicht en overzicht.

Contracten worden bewaakt, wettelijke verplichtingen blijven zichtbaar, inspecties worden opgevolgd en alle relevante informatie is centraal beschikbaar. Het gebouwbeheer blijft aantoonbaar en beheersbaar.

Zoals Jan het samenvat:

“Wij nemen werk uit handen, brengen duidelijkheid in regelgeving en zorgen dat vervolgacties niet blijven liggen.”

Wilt u weten hoe uw organisatie meer grip kan krijgen op vastgoedbeheer? Neem gerust contact met ons op.

Wanneer een medewerker die verantwoordelijk is voor huisvesting onverwacht vertrekt, ontstaat al snel een kwetsbare situatie. Lopende projecten moeten doorgaan, onderhoudsvraagstukken vragen aandacht en afspraken met gemeenten, leveranciers en scholen lopen gewoon door.

Voor Stichting OBODB, een onderwijsorganisatie met twaalf scholen, werd deze situatie werkelijkheid toen de Beleidsmedewerker Huisvesting vertrok. Om de continuïteit te waarborgen, werd Quadraat Gebouwbeheer gevraagd tijdelijk ondersteuning te bieden. Wat begon als een interim-opdracht groeide uit tot een traject waarin structuur, overzicht en grip op het vastgoed centraal stonden.

Een organisatie draaiende houden

Adviseur Pieter van Leersum nam tijdelijk de huisvestingstaken over. Zijn rol was breed: van het afhandelen van facturen en het bewaken van onderhoudsvraagstukken tot het voeren van overleg met gemeenten en het begeleiden van lopende huisvestingsprojecten. Ook nieuwbouwprojecten en strategische vastgoedvraagstukken vroegen om aandacht.

“Bij huisvesting komen dagelijks urgente zaken voorbij. Van onderhoudsvraagstukken tot situaties die direct invloed hebben op de veiligheid en het gebruik van een gebouw. Dan is het belangrijk dat iemand snel kan inspringen en overzicht houdt.”

Door direct aan te sluiten bij de bestaande organisatie bleef de voortgang gewaarborgd en konden belangrijke beslissingen tijdig worden genomen.

Meer dan tijdelijke vervanging

Tijdens de werkzaamheden werd duidelijk dat veel kennis, afspraken en projectinformatie sterk afhankelijk waren van individuele medewerkers. Daardoor kostte het veel tijd om informatie terug te vinden en ontstond het risico dat belangrijke kennis verloren zou gaan bij personeelswisselingen.

Quadraat Gebouwbeheer bracht niet alleen rust in de dagelijkse werkzaamheden, maar gaf ook inzicht in hoe processen beter geborgd konden worden.

Pieter:

“Zorg dat informatie niet aan één persoon hangt. Houd projecten goed bij, leg afspraken vast en zorg dat informatie eenvoudig terug te vinden is. Dat maakt een organisatie minder kwetsbaar en zorgt voor continuïteit.”

Juist binnen onderwijsorganisaties, waar vastgoed vaak een grote en langdurige verantwoordelijkheid vormt, is een goede informatievoorziening essentieel voor toekomstbestendig beheer.

Van inzicht naar structureel vastgoedbeheer

Naast de tijdelijke ondersteuning ontstond er ruimte om verder vooruit te kijken. Vanuit de samenwerking werden nieuwe inspecties voorbereid en werd gewerkt aan een actueel meerjarenonderhoudsplan (MJOP).

Door gebouwen opnieuw te inspecteren ontstaat een betrouwbaar beeld van de technische staat van het vastgoed. Deze informatie vormt vervolgens de basis voor een realistisch onderhoudsplan en onderbouwde investeringsbeslissingen.

Hiermee verschuift de aandacht van reageren op problemen naar het planmatig beheren van vastgoed.

Het resultaat

De tijdelijke ondersteuning bood Stichting OBODB de ruimte om de overgang naar een nieuwe Beleidsmedewerker Huisvesting zorgvuldig te organiseren. Lopende projecten bleven beheersbaar, belangrijke werkzaamheden werden voortgezet en de organisatie behield grip op haar vastgoed.

Tegelijkertijd werd de basis gelegd voor verdere professionalisering van het vastgoedbeheer, met actuele inspecties en een vernieuwd MJOP als volgende stap.

Vastgoedbeheer vraagt om continuïteit

Een gebouw beheren gaat verder dan onderhoud alleen. Het vraagt om overzicht, actuele informatie en een organisatie die niet afhankelijk is van één persoon.

Bij Quadraat Gebouwbeheer helpen wij onderwijsorganisaties dagelijks met het creëren van die grip. Of het nu gaat om tijdelijke ondersteuning, inspecties, MJOP’s of strategisch vastgoedadvies: wij zorgen voor inzicht, continuïteit en toekomstbestendig vastgoedbeheer.

Wilt u weten hoe uw organisatie meer grip kan krijgen op vastgoedbeheer? Neem gerust contact met ons op.

De Graaf Jan van Nassauschool in Vlissingen wordt verbeterd op het gebied van binnenklimaat en klaargemaakt voor de toekomst. Het project richt zich op twee hoofdambities: verduurzaming van het gebouw en een gezond binnenklimaat voor leerlingen en leerkrachten. Dankzij de toekenning van een DUMAVA-subsidie, in samenwerking met INNAX, kan deze verduurzaming op een integrale manier worden aangepakt. Tegelijkertijd wordt het bestaande meerjarenonderhoudsplan (MJOP) geactualiseerd en uitgevoerd, waardoor het gebouw op de lange termijn in topconditie blijft.

MJOP opstellen en uitvoeren: strategische benadering

Een onderdeel van het project is het opstellen en uitvoeren van het MJOP. Hiermee wordt niet alleen gestuurd op onderhoud, maar ook op energieprestaties en comfort. Dit sluit naadloos aan bij de uitgangspunten van het Integraal Huisvestingsplan (IHP) van de gemeente Vlissingen. De school is opgenomen in dit IHP vanwege de focus op duurzaamheid en verbetering van het binnenklimaat in scholen. Deze aanpak past bij de gezamenlijke visie die Quadraat Gebouwbeheer en de schoolleiding hebben ontwikkeld: een combinatie van onderwijskennis en vastgoedexpertise.

De impact en rol van Quadraat Gebouwbeheer in het project

Quadraat Gebouwbeheer neemt het volledige projectmanagement op zich en bewaakt nauwgezet de voortgang, kwaliteit en het beschikbare budget gedurende het hele traject. Een belangrijk onderdeel is het opstellen en actualiseren van het MJOP, dat de basis vormt voor duurzame investeringen. Samen met de gemeente Vlissingen geeft Quadraat Gebouwbeheer advies over de uitvoering van het MJOP en de verduurzamingsmaatregelen. Volgens Alex Paardekooper, directeur van de Graaf Jan van Nassauschool:

“De kracht zit in de samenwerking: Quadraat Gebouwbeheer neemt de verantwoordelijkheid voor het gebouw, terwijl wij ons richten op alles wat met onderwijs te maken heeft. Deze gedeelde kennis zorgt voor een gezamenlijke visie op ons vastgoed.”

Binnen dit traject onderzoekt Quadraat Gebouwbeheer verschillende opties om het gebouw energiezuiniger en comfortabeler te maken. Deze analyses leiden tot een concreet en onderbouwd duurzaamheidsadvies. Na het opstellen van dit advies blijft Quadraat betrokken bij de uitvoering van de verbeteringen.

Projectmanagement en coördinatie: van plan tot uitvoering

Binnen het project wordt zorg gedragen voor een integrale coördinatie en afstemming met zowel de gemeente als de schoolleiding. Hierbij speelt Ruben van Grootbeld een centrale rol als ‘spin in het web’. Hij bewaakt het overzicht, stemt alle stappen zorgvuldig af en verbindt de betrokken partijen. Zijn expertise in gebouwen en beheer zorgt ervoor dat het proces professioneel en soepel verloopt. De focus ligt op het realiseren van een comfortabeler en energiezuiniger schoolgebouw en het verbeteren van het binnenklimaat. Dit gebeurt door het plannen en uitvoeren van maatregelen zoals:

• Optimalisatie van ventilatie en verbetering van de luchtkwaliteit;
• Toepassing van energiebesparende technieken en installaties;
• Verhogen van het comfortniveau in de klaslokalen;
• Integratie kinderopvang.

Een opvallend aspect is de integratie van een kinderopvang binnen het schoolgebouw. Dit vraagt om slimme ruimtelijke oplossingen en nauwe afstemming met verschillende gebruikers. Het biedt tegelijkertijd mooie kansen voor samenwerking en inclusie binnen de gemeenschap van Vlissingen.

Binnenklimaat scholen verbeteren binnen strakke planning

De grootste uitdaging binnen het project is de strakke tijdsplanning. Er moet veel gebeuren binnen een beperkte tijd. Door het project vroegtijdig op te starten, is er voldoende voorbereidingstijd om alle stappen zorgvuldig te doorlopen.

Resultaat: gezonde leeromgeving en duurzame school

Het resultaat is een gezonde, comfortabele en energiezuinige school die klaar is voor de toekomst. Dit project laat zien hoe een goed opgesteld MJOP, gecombineerd met duidelijke ambities vanuit het IHP en een sterke samenwerking tussen onderwijs en vastgoedexpertise, leidt tot duurzame resultaten voor het onderwijs in Vlissingen.